Các siêu nhân công nghệ xử lí email ra sao

Vì email là một trong những công cụ truyền thông chủ yếu của đại đa số doanh nghiệp, thật quá dễ để nhận ra mình đang bị mắc kẹt với một hộp thư đầy căng thẳng và lộn xộn.

tin-tuc-3-7-4

Vậy những nhà sáng tạo công nghệ và các CEO xử lí rắc rối này ra sao?

Jeff Bezos – CEO Amazon: hoặc trả lời ngay lập tức, hoặc không bao giờ

tin-tuc-3-7-5

Jimmy Wales, người sáng lập Wikipedia, nói về “chiến lược email” của CEO Amazon: “Jeff Bezos từng nói với tôi, ông tuyên bố với mọi người rằng, nếu bạn gửi email cho anh ta, bạn sẽ nhận được một câu trả lời trong vòng 10 phút hoặc không bao giờ. Đó là một anh chàng vui tính, và như thế đây có thể là một trò đùa. Nhưng theo kinh nghiệm của tôi thì chỉ có một nửa là đùa mà thôi”.

Những anh chàng Google: “Tôi cũng thế”

tin-tuc-3-7-10

David Shin cho biết khi ông làm việc tại Google giai đoạn 2006 – 2007, hai nhà sáng lập Google Larry Page và Sergey Brin đã tổ chức một phiên hỏi đáp (Q&A). Khi một ai đó hỏi làm thế nào họ quản lí hòm thư điện tư của mình, một trong hai người đã trả lời:

“Khi check email, tôi sẽ bắt đầu từ trên xuống, check dần, check dần cho đến khi chán tay. Bất cứ email nào tôi không mở sẽ không bao giờ được đọc. Một số người thường kinh ngạc khi họ nhận được email phản hồi từ người sáng lập Google chỉ trong 5 phút. Chỉ đơn giản là một số khác thì không”.

Andrew Mason – nhà sáng lập Groupon: cực kì tổ chức và chu đáo

tin-tuc-3-7-6

Steven Walker, Phó chủ tịch của Quirky nói về người sáng lập Groupon: “Andrew Mason xử lí tất cả các email nhận được – một trong những tay hồi đáp email hiệu suất nhất mà tôi từng biết. Mason quản lí email nghiêm ngặt để hộp thư đến gần như luôn trống rỗng – mọi lúc – bằng cách sử dụng phần mềm Omnifocus một cách rất hiệu quả.

Chúng tôi vốn dùng cách này để tăng hiệu quả check mail bằng cách thiết lập các quy tắc lọc email vào các hộp khác nhau. Chúng đều là ý tưởng của Mason. Nhưng gần đây tôi biết Mason đã đơn giản hóa việc xử lí email bằng đồng thời check mail và sử dụng Omnifocus. Đôi khi Mason sẽ trả lời email thậm chí trong vòng chưa đến một phút. Nếu bạn hỏi bất cứ ai từng làm việc với Andrew, họ sẽ đều cực kì ấn tượng với lối trả lời email chu đáo trong thời gian ngắn đến kinh ngạc”.

Tony Hsieh – CEO của Zappos: một đội ngũ ninja email toàn thời gian

tin-tuc-3-7-7

Michael Chen cho hay, ông ngồi cùng Hsieh một giờ trong chuyến đi tới Vegas, và đây là những gì ông học được. “Tôi nghĩ Tony Hsieh có một đội ngũ 4-5 người xử lí email toàn thời gian. Tôi đoán rằng các vị lãnh đạo được đề cập trong câu hỏi này có thể không có cùng một khối lượng email được gửi tới. Thật thú vị, tôi nghĩ rằng tên gọi chính thức của nhóm đó là email Ninja”.

Nhà sáng lập Zynga: trả lời gần như tất cả mọi email

tin-tuc-3-7-8

William Franceschine cho hay: “Mark Pincus tự quản lí hòm thư và về cơ bản trả lời gần như tất cả một cách cực nhanh. Lần cuối cùng khi tôi gửi email cho Pincus, Pincus đã trả lời trong vòng năm phút vào lúc 7h sáng vào ngày chủ nhật”.

Martin Sorrell – nhà sáng lập kiêm CEO của Công ty quảng cáo WPP Group: giống nhau trong mọi trường hợp.

Maarten Albarda nói: “Tôi luôn luôn ấn tượng về cách Sir Martin Sorrell tự xử lí email, số lượng khá lớn đấy, vào bất cứ thời gian nào bất kể ngày hay đêm. Những câu trả lời khá ngắn, đôi khi là giống nhau đối với mọi trường hợp, nhưng thực sự chúng do anh ta gửi và khá nhanh chóng”.

: “Tôi không có nhiều email như bạn nghĩ”

tin-tuc-3-7-9

Năm 2013, trong một cuộc phỏng vấn với TODAY.com, cựu Chủ tịch Microsoft giải thích về tình trạng email của mình: “Tôi chỉ nhận được khoảng 40 hoặc 50 email một ngày, nó không phải là con số lớn”.

“Một số email thường có file đính kèm dung lượng lớn, mọi người hi vọng bạn sẽ đọc một bản ghi nhớ dài 10 trang và cho ý kiến, và một số khác chỉ đơn giản là xác nhận điều gì đó. Vì vậy, một số sẽ được xử lí và một số sẽ được xem lại vào ban đêm. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ quay lại xử lí việc mình đã hoãn lại”, Bill Gates cho hay.

Theo: TTCN

Bài viết liên quan