Lợi ích của định dạng .Docx so với .Doc trong MS Word

Dung lượng tập tin nhỏ hơn giúp bạn rất nhiều khi gửi email hay backup dữ liệu.

Kể từ bản Office 2007, Microsoft giới thiệu đến người dùng các định dạng tập tin hoàn toàn mới cho các Word, Excel,và PowerPoint, mà sự khác biệt thể hiện qua chữ x được thêm vào cuối phần mở rộng của file (ví dụ như trong Word là .docx thay vì .doc như các phiên bản trước…). Các định dạng này không tương thích ngược với các phiên bản Office trước đó.

Mặc dù ban đầu thì sự thay đổi này gây không ít khó chịu cho người dùng, bởi các định dạng cũ đã khá quen thuộc với người dùng, và với người dùng thì ai cũng thích sự ổn định hơn là thay đổi. Hầu hết người dùng office đều đã quen thuộc với các định dạng như .doc and .xls trong nhiều năm.

Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên phải dùng tới các chức năng như gửi các tập tin office qua email cho khách hàng, backup tập tin, thì định dạng tập tin Office mới sẽ đem lại cho bạn khá nhiều lợi ích. Đó là bởi dung lượng tập tin khi lưu ở định dạng mới sẽ nhỏ hơn khá nhiều so với việc lưu ở định dạng cũ. 1 tập tin .docx có dung lượng chỉ bằng khoảng 1/2 so với tập tin .doc với cùng 1 nội dung. Điều này là do các định dạng mới thực chất là một dạng file nén. Theo Microsoft, định dạng mới cũng an toàn hơn và dễ hồi phục hơn (trong trường hợp file bị hỏng).

Ngoài ra, định dạng mới cũng được thiết kế để hỗ trợ các chương trình Office khác không phải của Microsoft. Trong thực tế thì chúng được tạo bởi các định dạng tập tin mở. Bạn có thể kiểm nghiệm thông tin này bằng cách đổi tên 1 file .docx bằng cách thay đổi extension này thành .zip, sau đó click đúp vào tập tin. Bạn sẽ thấy bên trong file nén này là các tập tin .xml, 1 chuẩn mở khác. Bạn cũng có thể mở các tập tin .xml bằng cửa sổ trình duyệt để đọc phần text bên trong. Điều này khá tiện lợi khi mà bạn đang cần mở 1 tập tin .docx trên PC không cài các phần mềm Office của Microsoft: chỉ cần đổi định dạng sang .zip sau đó click vào tập tin và mở file .xml bên trong bằng cửa sổ trình duyệt.

Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng Office 2003 (thậm chí là Office 2002 hay 2000), đừng quên download và cài đặt gói tương thích các định dạng tập tin Microsoft Office. Nó sẽ giúp bạn đọc, chỉnh sửa các tập tin  ở định dạng mới 1 cách dễ dàng.

Theo vietbao

Bài viết liên quan