Những lưu ý để viết email hiệu quả hơn

Đôi khi bạn viết email cho người khác và phải mất một thời gian dài mới nhận được phản hồi, thậm chí đôi khi không có sự phản hồi từ người nhận. Rất có thể, người nhận đã xem email của bạn nhưng do cách viết email của bạn khiến họ không muốn trả lời.

Email là công cụ giao tiếp phổ biến và thông dụng hiện nay, tuy nhiên không phải ai cũng lưu ý đến cách viết email sao cho hợp lý để có thể nhận được phản hồi nhanh chóng từ phía người nhận.

Dưới đây là một vài lưu ý nhỏ có thể giúp bạn viết email được hiệu quả hơn và thu hút được sự chú ý của người nhận để từ đó họ phản hồi nhanh hơn.

Viết tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và cụ thể

Hãy thử tưởng tượng bạn nhận được rất nhiều email trong ngày, thì những email gửi đến với tiêu đề ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo rõ ràng và cụ thể, truyền đạt được nhiều thông tin, sẽ là những email thu hút được sự chú ý và được mở ra để xem đầu tiên, bởi lẽ người nhận sẽ biết được phần nào nội dung đang chờ đợi ở bên trong email.

cach-viet-email-hieu-qua_28.08.14_1

Những email với tiêu đề rõ ràng sẽ giúp email của bạn
nổi bật trong hộp thư đến của người nhận

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể viết toàn bộ nội dung cần truyền đạt ngay trên triêu đề email mà không cần phải có nội dung ở phần thân email. Điều này vừa tiết kiệm thời gian soạn và gửi email, nhưng cũng đủ để truyền đạt nội dung cần thiết cho người nhận. Tuy nhiên, cách thức này chỉ áp dụng với những người ngang hàng hoặc thân quen.

Đặt một câu hỏi ngắn vào tiêu đề của email

Theo Michell Schwart, Quản lý marketing và truyền thông của Viện phát triển bền vững toàn cầu tại Đại học Arizona (Mỹ) thì việc đặt một câu hỏi ngắn vào tiêu đề của email có thể mở ra những cuộc hội thoại mới giữa người nhận email và người gửi.

“Hãy đảm bảo đó là một câu hỏi ngắn. Nếu bạn viết email đủ tốt, người nhận sẽ viết trả lời email của bạn với một câu hỏi của riêng họ. Điều này sẽ tạo một cuộc hội thoại giữa 2 người”, Schwartz chia sẻ về bí quyết viết email.

Vì bất cứ lý do gì, đừng để trống tiêu đề của email

Hẳn bạn sẽ cảm thấy khó chịu khi nhận được email từ một người khác mà không có tiêu đề email, điều này cũng tương tự như bắt đầu câu chuyện mà không có lời dẫn. Hãy đảm bảo email gửi đi luôn có một tiêu đề, ngay cả chỉ đơn giản bằng từ “Xin chào”. Tuy nhiên, tốt nhất phải hãy viết một tiêu đề ngắn gọn và rõ ràng như đã đề cập ở trên.

“Hãy làm rõ lý do vì sao bạn viết email cho người nhận”, Rachel Weingarten, chuyên gia phân tích chiến lược marketing cho biết. “Đừng quanh co vì email của bạn đang chiếm một khoảng thời gian của người nhận. Hãy cho họ một lý do để mở và đọc email”.

Hãy soạn và gửi email trong khoảng thời gian từ 2 đến 5 giờ chiều, từ thứ 4 đến thứ 5

Theo thống kê của hãng phân tích MailChimp, nhiều người có thói quen kiểm tra email vào ban ngày hơn là ban đêm, và thường vào các ngày từ thứ 3 đến thứ 5 hơn là vào những ngày khác trong tuần.

Dĩ nhiên điều này chỉ áp dụng đối với những email không thực sự gấp, nhưng bạn mong muốn người nhận sẽ đọc chúng, thay vì những email gấp và cần phải gửi sớm.

Bỏ qua những nội dung không cần thiết

Nội dung emai chỉ nên tập trung vào những ý chính và quan trọng, thay vì đề cập đến những nội dung không cần thiết như thời tiết hay tin tức… Điều này vừa đảm bảo email đủ ngắn gọn và không làm người đọc nhàm chán bởi những ý phụ không quan trọng.

Sử dụng chức năng người nhận BCC

Mọi dịch vụ email đều cho phép người dùng có thể gửi email đến đồng loạt nhiều người. Tuy nhiên, nếu cần thiết phải gửi email theo nhóm, bạn chỉ nên sử dụng chức năng gửi email BCC. Với chức năng này, người nhận sẽ không biết được bạn gửi email này đến những người này khác.

cach-viet-email-hieu-qua_28.08.14_2

Sử dụng chức năng gửi email theo nhóm BCC
sẽ tạo cảm giác tôn trọng cho người nhận

Điều này sẽ đảm bảo tính lịch sự khi gửi email, bởi vì người nhận sẽ không có cảm giác như thể họ nhận một bức email spam được gửi đến hàng loạt người, thay vì chỉ gửi cho riêng họ.

Hãy cho người nhận một thời hạn cuối để trả lời email

Hãy cho người nhận email biết rằng bạn cũng đang chờ email phản hồi của họ và cho họ một thời hạn nào đó để trả lời email. Điều này khiến người nhận biết rằng họ cần phải trả lời sớm email nhận được, thay vì bỏ qua chúng và không cần phải trả lời.

Tôn trọng người đọc email trên di động

cach-viet-email-hieu-qua_28.08.14_3

Viết email rõ ràng và có khoảng cách để giúp người nhận
dễ đọc hơn, ngay cả trên

Các thiết bị di động đã trở nên rất phổ biến, do vậy nhiều người dùng sẽ kiểm tra email ngay trên thiết bị di động của họ. Do vậy, để tôn trọng những người dùng di động, bạn nên viết email theo từng đoạn ngắn gọn, rõ ràng và sử dụng nhiều khoảng trắng, thay vì gửi email với một khối văn bản liên mạch, điều này sẽ khiến người dùng di động khó khăn hơn trong việc đọc và tiếp thu ý từ email.

Sử dụng các biện pháp liên lạc khác, thay vì email

Email là một phương thức liên lạc, do vậy trong nhiều trường hợp bạn có thể sử dụng một phương thức khác để liên lạc với người khác thay vì sử dụng email, chẳng hạn như mạng xã hội, các ứng dụng nhắn tin hay gọi điện…

Điều này không chỉ giúp bạn truyền đạt đi thông tin một cách nhanh chóng hơn mà bên cạnh đó còn giúp việc giao tiếp, nhận thông tin phản hồi từ bạn bè một cách nhanh chóng hơn.

Dĩ nhiên cách thức này chỉ có thể áp dụng với những người thân quen hoặc những việc không thực sự quan trọng. Trong khi đó những giao tiếp vì công việc hoặc những chuyện quan trọng, sử dụng email sẽ đảm bảo tính nghiêm trang hơn khi giao tiếp.

Theo Dantri

Bài viết liên quan