Tăng cường phòng vệ cho Microsoft Word không bao giờ thừa

Mặc dù được dùng phổ biến trong công việc và học tập nhưng không phải ai cũng biết đến hoặc để ý đến những phương cách bảo vệ của công cụ này.

Trong tài liệu hướng dẫn sử dụng mật khẩu an toàn của Trung tâm Ứng cứu Khẩn cấp Máy tính Việt Nam VNCERT có khuyến cáo một nguyên tắc là không lưu mật khẩu vào các tập tin văn bản không có biện pháp bảo vệ phù hợp. Thực ra không chỉ mật khẩu, bất kỳ khi nào chúng ta lưu trữ thông tin quan trọng trong file văn bản thì đều nên tăng cường phòng vệ cho file văn bản đó.

Hiện nay mặc dù công cụ soạn thảo văn bản được dùng phổ biến trong công việc và học tập của chúng ta, với các phiên bản “tự cổ chí kim”,  nhưng không phải ai cũng biết đến hoặc để ý đến những phương cách bảo vệ của công cụ này. Có nhiều cấp độ khác nhau, từ chống chỉnh sửa, chống in ra giấy, và tất nhiên là cả đặt mật khẩu chống đọc trộm, xem trộm.

Trên quan điểm quản lý nhà nước thì vấn đề đảm bảo an ninh, an toàn thông tin đang được đặc biệt coi trọng, nhất là đối với các cơ quan đơn vị nhà nước. Trong Đề án Tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức và trách nhiệm về an toàn thông tin đến năm 2020 cũng nêu rõ mục tiêu trên 80% công chức, viên chức, cán bộ của các cơ quan, tổ chức nhà nước được tuyên truyền, phổ biến về thói quen, trách nhiệm và kỹ năng đơn giản để bảo đảm ATTT khi ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Về cơ bản có vô số hiểm họa khác nhau trên mạng Internet. Một khi kẻ gian đã xâm nhập được vào hệ thống của bạn thì không chỉ lấy cắp được thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng… mà còn có thể mạo danh bạn để đi dụ dỗ lừa đảo chiếm đoạt những người thân xung  quanh ta.

Bkav từng nhận được thông tin phản ánh từ nhiều người dùng Facebook rằng đã nhận được thông tin chia sẻ của bạn bè mình viết trên dòng thời gian với nội dung gây tò mò, kích thích, hoặc liên quan trực tiếp tới người dùng. Khi người dùng click vào các đường link mà đối tượng xấu đính kèm trong tin nhắn, tài khoản Facebook của họ sẽ tự động bị thoát ra và hiển thị yêu cầu đăng nhập lại. Tuy nhiên, trang đăng nhập Facebook này là một trang giả mạo với địa chỉ codefacebook.com chứ không phải facebook.com. Đó là một dạng lừa đảo quên thuộc khi chiếm đoạt được tài khoản Facebook.

Vì thế dù thiết lập bảo mật cho file Word có một chút mất công thì cũng không phải thừa. Và tài liệu mật thì chúng ta cũng không nên chia sẻ lên đám mây. Dưới đây sẽ là một số hướng dẫn cụ thể.

Bảo mật file Word: Chống chỉnh sửa

Tính năng chống chỉnh sửa sao chép văn bản trong Word đã có từ những phiên bản đầu tiên. Trong một số trường hợp bạn không muốn người đọc thay đổi nội dung mà chỉ được đọc thì có thể làm theo hướng dẫn sau:

Ở phiên bản Word 2010 và 2013 các bạn vào phần tab REVIEW => Restrict Editing  rồi tích Editing restrictions và chọn  No changes. Sau đó hãy nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection và nhập mật khẩu cho văn bản.

huong-dan-14-9-7Bảo mật file Word: Ở phiên bản Word 2010 và 2013 các bạn vào phần tab REVIEW (1) => Restrict Editing (2) rồi tích “Editing restrictions” (3) và chọn “No changes” (4). Sau đó hãy nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection (5) và nhập mật khẩu cho văn bản (6).

Khi thực hiện xong văn bản của bạn chỉ được đọc, người dùng không thể thêm bớt chỉnh sửa, cũng không thể bôi đen chọn đoạn text nào hay không thể Ctrl + A để sao chép toàn bộ văn bản.

Word 2007

Đối với Word 2007 cũng tương tự, tuy nhiên tính năng chống chỉnh sửa văn bản được ẩn sâu hơn dưới mục Review => Protect Document => Restrict Formatting and Editing.

huong-dan-14-9-8Bảo mật file Word: Đối với Word 2007, tính năng chống chỉnh sửa và sao chép văn bản được ẩn sâu hơn dưới mục Review (1) => Protect Document (2) => Restrict Formatting and Editing (3).

Word 2003

Với Word 2003, các bạn vào tab Tools rồi Protect Document và làm các bước cài đặt tương tự như Word 2010 và 2013.

huong-dan-14-9-9Bảo mật file Word: Với Word 2003, các bạn vào tab Tools rồi Protect Document (mũi tên) và làm các bước cài đặt tương tự như Word 2010 và 2013.

Bảo mật file Word: Chống in

Thao tác chống in ra giấy được thực hiện tương tự nhau trên các bản Word 2003, 2007, 2010 và 2013.

Bước 1: Trước tiên hãy Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn bản hoặc bạn có thể bôi đen riêng đoạn không muốn bị in. Sau đó kích phải chuột và chọn Font.

huong-dan-14-9-10Bảo mật file Word: Trước tiên hãy Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn bản hoặc bạn có thể bôi đen riêng đoạn không muốn bị in. Sau đó kích phải chuột và chọn Font (mũi tên).

Bước 2: Bảng chọn Font hiện ra, hãy tích Hidden rồi OK. Sau khi nhấn OK bạn sẽ thấy toàn bộ văn bản bị biến mất.

huong-dan-14-9-11Bảo mật file Word: Bảng chọn Font hiện ra, hãy tích Hidden (khung đỏ) rồi OK (mũi tên).

Bước 3: Vào File => Options rồi chọn mục Display. Sau đó tích chọn mục Hidden text rồi OK.

Lúc này đoạn văn bản hiện trở lại (có mấy dấu chấm chấm ở dưới chân) nhưng sẽ không thể in được nữa. In ra lúc này chỉ được một tờ giấy trắng mà không thấy chữ đâu.

huong-dan-14-9-12Bảo mật file Word: Vào File => Options rồi chọn mục Display (khung đỏ). Sau đó tích chọn mục “Hidden text” (khoanh tròn) rồi OK.

Bạn lưu ý, nếu muốn vừa không in được, vừa không chỉnh sửa sao chép được thì hãy làm chống in trước rồi làm chống chỉnh sửa sau.

Bảo mật file Word: Chống mở

Trường hợp khóa kĩ nhất là khi thậm chí không cho người ta mở ra đọc (phải có mật khẩu mới mở được).

Bước 1: Lúc lưu, trong cửa sổ lưu bạn sẽ thấy có danh mục Tools. Kích vào đó sẽ xổ ra một danh mục, hãy chọn General Options.

huong-dan-14-9-13Bảo mật file Word: Lúc lưu, trong cửa sổ lưu bạn sẽ thấy có danh mục Tools (khung đỏ). Kích vào đó sẽ xổ ra một danh mục, hãy chọn General Options (mũi tên).

Bước 2: Hộp thoại General Options hiện ra sẽ yêu cầu nhập mật khẩu. Cái ô nhập mật khẩu thứ nhất là để chống mở file, ô nhập thứ hai để chống chỉnh sửa (nhập chống mở thôi cũng được mà nhập cả hai cũng được) rồi nhấp OK. Sau đó sẽ hiện ra một bảng thông báo xác nhận lại mật khẩu, bạn gõ lại rồi ấn OK.

Vậy là từ giờ trở đi, khi ai đó muốn mở file Word đó ra thì sẽ có một bảng nhỏ hiện lên yêu cầu nhập mật khẩu.

huong-dan-14-9-14Bảo mật file Word: Hộp thoại General Options hiện ra sẽ yêu cầu nhập mật khẩu. Cái ô nhập mật khẩu số 1 là để chống mở file, ô nhập số 2 để chống chỉnh sửa (nhập chống mở thôi cũng được mà nhập cả hai cũng được). Xong xuôi hãy nhấp OK (mũi tên).

Bước phụ: Riêng với Word 2003, bạn có thể đặt mật khẩu chống mở bằng cách vào tab Tools, chọn Options. Trong hộp thoại Options, hãy vào tab Security là sẽ có chỗ để nhập 2 loại mật khẩu tương tự như trên.

huong-dan-14-9-15Bảo mật file Word: Riêng với Word 2003, bạn có thể đặt mật khẩu chống mở bằng cách vào Tools => Options => Security, sẽ có chỗ để nhập 2 loại mật khẩu tương tự như trên.

Theo Ictnews

Bài viết liên quan