Tăng tốc với Outlook

Sau đây là 5 thủ thuật giúp tăng tốc trong quá trình sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian cho người dùng

Quản lý một hoặc nhiều chữ ký trong email

Người dùng có thể tạo cho mình nhiều chữ ký tích hợp sẵn trong Outlook, mỗi phiên bản có thể được sử dụng cho công việc hay nhu cầu cá nhân. Mở một email mới, chọn thẻ Insert, nhấp vào Signature, và chọn từ danh sách Signature được thả xuống. Trong cửa sổ Signature and Stationery, nhấn New.

Đặt tên cho chữ ký này trong hộp thoại New Signature và nhấn OK. Nhập thông tin liên lạc cho chữ ký mới này trong ô Edit Signature, nhấn Save, để thiết lập đây là mặc định thì chọn tiếp OK. Cách tạo và đặt tên cho các chữ ký khác cũng tương tự như vậy.

Nếu bạn muốn chữ ký hiển thị ở dưới tất cả các thư bạn gửi đi, kể cả thư trả lời và thư chuyển tiếp, hãy chọn Choose Default Signature, sau đó nhấn OK.

Để chèn chữ ký khác thì nhấp vào Signature trên thanh công cụ hoặc vào thẻ Insert/Signature sau đó chọn trong danh sách hiện ra. Đối với Outlook Web App thì chúng ta không thể gắn các tập tin hình ảnh (như .gif hoặc .jpg) vào chữ ký.

outlook-28-4Tạo danh thiếp điện tử trong Outlook

Một trong những tùy chọn khác chuyên nghiệp hơn để thay thế cho chữ ký chính là danh thiếp điện tử (business card). Danh thiếp điện tử hiển thị thông tin liên hệ tương tự như danh thiếp giấy. Có thể tạo danh thiếp điện tử từ thông tin mới hoặc từ thông tin liên hệ đã có trong Outlook.

Mở một email mới, chọn thẻ Insert, nhấp vào biểu tượng Signature, sau đó nhấp vào nút Business Card. Trong cửa sổ Insert Business Card, di chuyển xuống để chọn tên liên lạc mà người dùng muốn thêm vào danh thiếp điện tử. Sau khi chọn chính xác danh thiếp thì thông tin sẽ xuất hiện trong ô Edit Signature, tiếp tục nhấn OK. Quá trình này người dùng có thể tùy chỉnh nội dung hoặc chỉnh màu nền.

Khi thêm danh thiếp điện tử vào chữ ký email, thông tin liên hệ sẽ được đưa vào mỗi thư gửi đi. Và những người có ứng dụng email dùng văn bản thuần sẽ không thấy ảnh của danh thiếp điện tử.

outlook-28-4-1
Sử dụng Quick Parts để tạo văn bản tái sử dụng

Quick Parts trước đây gọi là Auto Text hoặc Building Blocks là nơi cho phép tạo, lưu trữ hoặc tìm kiếm các phần nội dung tái sử dụng như tiêu đề bức thứ, hay như cá điều khoản hợp đồng hoặc các quy chuẩn trong văn bản… Quick Parts (trước đây gọi là Auto Text, và cũng được gọi là xây dựng khối) là một cách để bạn có thể sao chép và lưu các khối văn bản cần thiết vào một Gallery nơi bạn có thể lấy và chèn chúng ngay lập tức vào email hiện tại của bạn.

– Tạo và định dạng nội dung trong email mà được dùng thường xuyên
– Chọn, bôi đen mẫu nội dung cần lưu
– Chọn Insert, nhấp nút Quick Part sau đó nhấn tiếp vào Save selection to Quick Part Gallery từ trình đơn thả xuống
– Trong hộp thoại Create New Building Block đặt tên cho phần nội dung Quick Part, và tùy chỉnh với các trường khác từ mô tả cho đến vị trí lưu…

outlook-28-4-2Lưu Quick Parts

Để chèn một khối văn bản, chọn thẻ Insert, nhấn nút Quick Parts, sau đó chọn khối văn bản được áp dụng từ danh sách. Các khối chèn vào vị trí con trỏ. Bạn cũng có thể kích chuột phải vào khối văn bản được áp dụng và chọn một vị trí chèn từ danh sách.

outlook-28-4-3Chèn Quick Parts

Hiện tại bạn không thể chỉnh sửa một khối văn bản trong Outlook 2013. Nếu cần thay đổi các văn bản trong một khối mà được lưu tại Gallery, bạn phải gõ lại và lưu lại bản chỉnh sửa, sau đó xóa cái cũ.

Để xóa một khối văn bản cũ hoặc không sử dụng, chọn thẻ Insert và nhấp vào nút Quick Parts. Kích chuột phải vào khối văn bản được áp dụng và chọn Organize and Delete.

Trong cửa sổ Building Blocks Organizer, đảm bảo các khối văn bản đã chọn đúng, sau đó nhấn Delete> Yes> Close.

outlook-28-4-4Xóa Quick Parts

Tạo mẫu email được sử dụng lặp lại nhiều lần

Nếu bạn có nhiều đoạn văn bản hoặc một số trang  lặp đi lặp lại, việc sử dụng Quick Parts có thể không phù hợp và đây là thời điểm cần tạo ra một bản mẫu email (template) để thay thế. Ví dụ như các đề xuất, hồ sơ dự thầu, thông tin thị trường, cập nhật sản phẩm, khách hàng truy vấn, và bảng câu hỏi là tất cả “hình thức”  dữ liệu có thể được lưu lại và tái sử dụng nhiều lần.

Để bắt đầu việc tạo Template, mở ứng dụng Outlook, chọn New E-mail trong thẻ Home (hoặc tổ hợp phím Ctrl+Shift+M) và lựa chọn kiểu dáng cho nội dụng hoặc mở email hiện tại với nội dung mà bạn muốn lưu lại như một bản mẫu. Chọn thẻ File, chọn Save As, nhập tên mẫu, chọn thay đổi kiểu định dạng lưu tập tin là Template Outlook ở mục Save as type. Sau đó chọn Save.

Mẫu email được lưu tại địa chỉ trên máy tính là C:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates.

Để mở và sử dụng các mẫu, chọn thẻ Developer, sau đó nhấn nút Choose Form. Trong cửa sổ Choose Form, nhấp vào mũi tên trên Look In và chọn  User Templates trong tập tin hệ thống từ danh sách. Chọn template, sau đó nhấn Open, và các mẫu email mở ra ngay lập tức.

Nếu cần phải thực hiện thay đổi, chỉnh sửa template, chỉ cần mở và lưu lại bằng cách sử dụng các hướng dẫn tương tự ở trên.

outlook-28-4-5Tạo email mẫu.

Thời gian biểu trong Outlook

Nếu bạn sử dụng thời gian biểu Outlook để theo dõi các cuộc hẹn thì tính năng này sẽ có ích. Thay vì cố gắng lập kế hoạch và đồng bộ hóa các cuộc hẹn với bạn bè và đồng nghiệp thì nay chỉ cần gửi email theo thời gian biểu trực tiếp tới họ.

Mở một email mới, chọn thẻ Insert, và nhấp vào nút Calendar. Trong hội thoại Send a Calendar Via Email, chọn phạm vi ngày gửi và bấm OK.

outlook-28-4-6Chia sẻ thời gian biểu bằng Outlook

Theo PCWorld VN

Bài viết liên quan